Содержание:
Время… Ах, как часто нам его не хватает, как часто мы жалеем о том, что в сутках только двадцать четыре часа! Мы уверены, что будь их хотя бы двадцать пять, то вполне можно было бы успеть гораздо больше, и путь к успеху оказался бы гораздо короче. Планирование времени – это такая непростая задача…
Но ведь у людей, которые в жизни достигли очень многого, сутки состоят тоже из двадцати четырёх часов! Почему же они успевают за этот период сделать всё необходимое, и при этом умудряются спать по ночам, посвящать часть времени каким-то увлечениям, да ещё и устраивать личную жизнь? Почему у них это получается, а у нас нет? Быть может, этим чрезвычайно успешным представителям рода человеческого известен какой-то тайный закон экономии времени?
На самом деле, никакого особого секрета тут нет. Просто те, кто смог достичь немалых успехов во многих областях жизни, хорошо знают, что такое правильное распределение времени и повседневный порядок. Мы же не умеем верно управлять столь невосполнимым ресурсом, как время, поэтому не успеваем ни переделать все дела, ни хорошо отдохнуть.
В результате мы всегда пребываем в напряжении от навязчивых мыслей о своих рабочих проблемах и планах. А ведь, если разобраться, от мыслей этих нет никакого толку. Проблемы от них не решаются и планы не воплощаются в реальность. Зато из-за этих тяжких дум страдает наша личная жизнь, потому что мы, занятые мыслями о работе, не уделяем должного внимания своим близких. Из-за них мы теряем здоровье и портим себе нервную систему, так как практически никогда, даже во сне, не расслабляемся и не отдыхаем, продолжая терзаться проблемами и пытаясь найти методы повышения своей эффективности.
А виной всему то, что в нашей деловой жизни не присутствует такой важный фактор, как экономия рабочего времени. Без него нам никогда не выбраться из капкана замороченности делами, в который, если рассуждать здраво, мы сами себя и загнали.
Как научиться экономить время так, чтобы его хватало и на продуктивный труд, и на полноценный отдых?
Планирование рабочего времени
Если верить статистике, у большинства людей продуктивная деятельность занимает всего лишь не более трети от полного рабочего времени. Остальные две трети приходятся на пустую суету и ненужные телодвижения. Отсюда – ворох накапливающихся с каждым днём дел, отсюда – нехватка времени на отдых, отсюда – неумение расслабляться, давая себе возможность хорошо отдохнуть. А ведь стоит нам начать придерживаться принципов правильного распределения времени и повседневного порядка, как все эти проблемы исчезнут без следа! Есть такое золотое правило шести «п»: «правильное предварительное планирование времени предотвращает плохие показатели». Просто? Ну конечно же! Однако мы почему-то игнорируем подобные методы и не принимаем во внимание тот факт, что основной причиной наших проблем является отсутствие принципов планирования времени.
В чём же они заключаются эти пресловутые методы планирования времени? План – это прежде всего перечень основных дел, выполнение которых необходимо для достижения какой-то цели, и упорядочивание этого выполнения. Основные правила планирования времени предусматривают соблюдение сроков осуществления задуманного и тщательное продумывание этих сроков. Если времени, выделенного на претворение в жизнь той или иной задачи, будет слишком мало, мы опять упрёмся в тупик хаоса, потому что просто не успеем сделать запланированное. Если же его окажется много, значит, при планировании надо это предусмотреть и попытаться заполнить нишу свободного времени либо полноценным отдыхом, либо максимально продуктивными занятиями.
Методы экономии времени предполагают, что распределять его необходимо ещё до того, как мы приступаем к началу работы. Время, затраченное на подобное планирование, позволит сэкономить львиную долю времени во время работы. Чтобы в процессе деятельности не возникли непредвиденные сбои, планы её осуществления нужно записывать, а не просто запоминать. Иначе мы обязательно что-нибудь упустим, а потом упущенное непременно всплывёт, заставит нас забросить другие дела и о нём позаботиться. А это приведёт к потере времени. Если же план будет зафиксирован в письменном виде, он отпечатается в подсознании, в результате чего возникнет психологический эффект самомотивации к работе. Самомотивация придаст деловой активности направленный характер.
Согласно основным правилам планирования времени, план следует составлять долгосрочный, а не кратковременный. Не стоит ориентироваться на то, чтобы за действием сразу последовал вожделенный результат. Человеку свойственно медлить с выполнением масштабных задач из-за отдалённости результата, что негативно сказывается на достижении существенной цели и может увести в сторону от неё.
О каком же успехе тогда может идти речь, если мы, вместо того чтобы упорно стремиться к нему, начнём шататься из стороны в сторону? Мы лишь потеряем время и силы, так в итоге и не добившись желаемого. Поэтому составляем список дел, как нам диктуют методы планирования времени, на длительные сроки, и стимулируем свою творческую активность сразу и на следующий день, и на неделю, и на месяц, и даже на год.
При этом в плане следует фиксировать не какие-то отвлечённые задачи вроде «Позвонить Иванову» или «Встретиться с Петровым», а конкретные цели таких звонков и встреч: «Обсудить с Ивановым условия договора с поставщиками», «Решить с Петровым задачу сбыта товара» и так далее.
Рассмотрим подробнее, как нужно составлять и записывать план экономии рабочего времени.
Распределение времени и повседневный порядок выполнения дел
Составляя план экономии времени и его распределения, следует рассортировать свои дела по степени важности, нумеруя их в списке и выделяя приоритеты. Для этого:
- Разбиваем лист бумаги на три квадрата;
- В первый квадрат записываем самые важные и срочные дела;
- Во второй квадрат заносим важные, но не очень срочные дела;
- В третий квадрат записываем дела не очень важные и не очень срочные.
После того как список будет составлен, отмечаем в нём примерное время, необходимое для выполнения того или иного дела, суммируем его и получаем общий период времени, необходимый для осуществления всего запланированного. При этом учитываем, что нам понадобиться время на непредвиденные дела и периодический отдых от работы. Поэтому неразумно полностью заполнять делами весь свой день, и если список наш предполагает именно полное использование дня на выполнение намеченного, сокращаем его. Запланировав то, что невозможно воплотить в жизнь в установленные сроки, мы обречём себя на стресс и недовольство собой.
Закончив работу, записанную в каком-то пункте, вычёркиваем этот пункт и приступаем к следующему. Объёмные задания выполняем частями, устраивая себе короткие передышки. При этом стараемся не оставлять хвостов на следующий день. В конце текущего дня ещё раз перечитываем список-план на него, вспоминаем, не упустили ли мы что-то важное, и если важного не находится, откладываем список в сторону, начисто забываем о работе и отправляемся отдыхать с полным чувством удовлетворения. Рабочий день закончен.
Все эти методы по планированию рабочего времени просты, но эффективны. Стоит только начать их придерживаться, как мы поймём, что успеваем гораздо больше сделать за день, намного меньше при этом уставая. В итоге у нас появится чувство уверенности в собственных силах, ситуация станет развиваться планомерно и методично, а поступки потеряют элемент хаотичности. И совсем скоро мы осознаем, что твёрдо шагаем навстречу своему успеху, который, конечно же, ждёт каждую из нас.